สรุปบางส่วนของงานคืนสู่เหย้าฯ 2562

วันนี้ขออนุญาตมาเล่าเบื้องหลังการทำงานของการจัดงานคืนสู่เหย้าศิษย์เก่าวนศาสตร์ประจำปี 2562 หลายท่านน่าจะทราบดีว่าการบริหารงานของสมาคมฯ เป็นการบริหารโดยคณะกรรมการสมาคมฯ ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นผู้ที่เกษียณอายุ ซึ่งพอมีเวลาว่างมาช่วยเหลืองาน และก็มีบางส่วนที่เป็นคณะกรรมการที่ยังเป็นวัยทำงาน ซึ่งสวนใหญ่ก็ทำงานอยู่แถว ๆ คณะฯ นี่เอง เพราะต้องมีการประชุมกันในทุก ๆ เดือน

ในการจัดงานครั้งนี้ ก็มีการแบ่งงานเป็นหลาย ๆ ส่วน ทั้งการจัดเสวนาวิชาการ การจัดการแข่งขันกอล์ฟ การจัดเตรียมวารสาร การจัดแข่งกีฬาฟุตบอลและวอลเล่ย์บอล รวมถึงการจัดงานเลี้ยงในตอนเย็น ซึ่งมีรายละเอียดปลีกย่อยอีกหลายอย่าง เช่น การจัดเตรียมเวที การจัดชุดการแสดง การจัดหาอาหาร การจัดสถานที่  ฯลฯ ซึ่งทุกท่านคงเห็นแล้วว่า งานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีต้องขอปรบมือให้กับทุกท่าน ๆ ที่มีส่วนร่วม ไม่เฉพาะคณะกรรมการสมาคมฯ แต่ทั้งหมดนี้เกิดจากความร่วมมือของพี่น้องวนศาสตร์ ที่เมื่อประสานงานเรื่องอะไรไป ก็ได้รับความร่วมมือเป็นอย่างดียิ่ง

ในส่วนของผม ได้เข้ามามีส่วนร่วมในฐานะนายทะเบียน และรับผิดชอบในส่วนของการลงทะเบียนเข้าร่วมงาน และการจับฉลากรับรางวัล ซึ่งหลายท่านมีคำถาม??? มีหลักการสุ่มอย่างไร ทำไมรุ่นตัวเองไม่ค่อยได้ งานนี้ต้องขอบอกว่า การได้รับรางวัล ต้องพกดวงมาด้วยจริง ๆ แม้จะมาจำนวนมาก แต่ก็ไม่อาจการันตีรางวัลได้ (นะครับรุ่น 76) ดูจากภาพด้านล่างนี้ครับ

เบื้องหลังการทำงาน เริ่มจากการวิเคราะห์ปัญหาเมื่อปีที่ผ่าน ๆ มา ครับ ก่อนหน้านี้เราใช้ระบบการลงทะเบียนแบบกระดาษ แล้วนำไปจับสลากรางวัล จบงานก็ไม่ได้มีการนำข้อมูลไปทำอะไรต่อ เพราะต้องใช้คนและเวลาในการสรุปข้อมูล ซึ่งงานสมาคมฯ เป็นที่ทราบกัน ว่าไม่ได้มีค่าตอบแทนใด ๆ การเข้ามาทำงาน เป็นการเสียสละเข้ามาทำงานส่วนรวมเท่านั้น  เมื่อปี 2561 อ.ปิยวัตน์ เลยได้นำการลงทะเบียนออนไลน์ผ่าน Google Form มาใช้ และนำรายชื่อจากระบบไปสุ่มแทนการจับสลาก ซึ่งผลการดำเนินงานก็ผ่านไปได้ด้วยดี แต่การนำข้อมูลไปใช้ต่อ ก็ไม่ได้เป็นรูปธรรมมากนัก ในปีนี้อ.ปิยวัตน์จึงได้มอบหมายให้ผม ในฐานะนายทะเบียน และดูแลข้อมูลของศิษย์เก่าทั้งหมดอยู่ (หน้าที่หลักของผมในตอนนี้ คือการจัดทำฐานข้อมูลศิษย์เก่าออนไลน์  เพราะการจัดทำหนังสือแบบ 72 ปีวนกรไทย คงเป็นไปได้ยากในอนาคต เนื่องจากจำนวนสมาชิกที่สูงขึ้น และการอัพเดทข้อมูลก็ทำได้ยากขึ้น) ออกแบบการลงทะเบียน ที่สามารถช่วยในการอัพเดทข้อมูลไปในตัว โดยเฉพาะศิษย์เก่ารุ่นล่าสุด ที่มาร่วมงาน น่าจะได้ข้อมูลจำนวนมาก รวมถึงสามารถสรุปผลข้อมูลได้หลาย ๆ อย่าง ซึ่งผมก็ทยอยปล่อยออกมาหลังเสร็จสิ้นงาน

ซึ่งคาดว่าปีต่อ ๆ ไป น่าจะมีข้อมูลน่าสนใจต่าง ๆ ปล่อยออกมามากกว่านี้ (สำหรับปีนี้ถือเป็นการทดลองสิ่งใหม่ ๆ ก่อน) ส่วนข้อมูลที่พี่น้องกรอกมา ไม่ต้องกลัวนะครับ เราไม่เปิดสาธารณะ แต่จะเปิดให้เห็นภายในรุ่นเท่านั้น นั่นหมายความว่าการเข้าถึงข้อมูล แต่ละรุ่นจะต้องมีรหัสผ่านดังตัวอย่างนี้นะครับ ส่วนข้อมูลรุ่นอื่น หากเราล็อกอินด้วยรหัสผ่านรุ่นเราไปแล้ว เราควรจะเห็นข้อมูลอะไรได้บ้างนั้น กำลังพิจารณากันนะครับ ตอนนี้เห็นได้แค่ชื่อและรุ่นเท่านั้น

ส่วนการสุ่มรับรางวัล ผมใช้การเขียนโปรแกรม VBA ใน Excel ครับ ใช้ฟังก์ชั่นการสุ่ม RANDBETWEEN จากจำนวนผู้ลงทะเบียนทั้งหมด หากไปชนกับชื่อได้รับรางวัลแล้ว ก็ให้สุ่มใหม่ หลักการง่าย ๆ เท่านี้ครับ เพราะฉะนั้นการสุ่มแต่ละครั้ง ก็เป็นการสุ่มจากผู้ลงทะเบียนทั้งหมดรวมทุกรุ่นครับ แต่หากพี่น้องวนศาสตร์อยากให้เป็นการสุ่มแบบกระจายเป็นช่วงซีรี่ ก็สามารถทำได้นะครับ ลองเสนอกันเข้ามาได้ ยินดีรับฟังความคิดเห็นครับ

สำหรับเบื้องหลังในส่วนงานของผมก็มีประมาณนี้ครับ หากพี่น้องวนศาสตร์มีข้อชี้แนะสิ่งใด สามารถส่งมาได้ที่เพจสมาคมศิษย์เก่าวนศาสตร์ได้เลยครับ หรือถ้าเจอตัวกันก็พูดคุยกันได้เลยครับ ส่วนรุ่นไหนที่ต้องการอัพเดทข้อมูลในรุ่นเชิญได้ที่เว็บสมาคมศิษย์เก่าวนศาสตร์ เมนูศิษย์เก่าได้เลยครับ หากรุ่นไหนยังไมทราบรหัสผ่าน รบกวนให้ผู้แทนรุ่นติดต่อผมในฐานะนายทะเบียนมาได้เลยครับ อีเมล์ซ chakrit@forester64.com Line id: platukem ครับ

ดร.ชาคริต ณ ตะกั่วทุง (วน.64)
นายทะเบียน (สมาคมศิษย์เก่าวนศาสตร์)